Exemplo prático de adesão a ata de registro de preços

Por que a prefeitura optou pela adesão

A prefeitura precisava equipar uma escola inaugurada para o início do ano letivo (prazo de 30 dias). Um pregão eletrônico próprio levaria no mínimo 60 dias entre publicação e entrega. Ao localizar no PNCP uma ata federal vigente com preço de R$ 2.890,00 por notebook — R$ 200 abaixo da cotação obtida com três fornecedores locais — a equipe técnica concluiu pela adesão.

Verificação dos limites legais

500

Unidades registradas na ata

250

Limite máximo por aderente (50%)

Quantidade solicitada pela prefeitura

40 unidades ≤ 250 (limite individual). Adesão dentro do limite legal. ✓

Passo a passo do processo

1 Dia 1

Despacho interno de abertura do processo

O Secretário de Educação emitiu despacho identificando a necessidade de 40 notebooks para a Escola Municipal Paulo Freire, apontando a ata do FNDE como alternativa viável e autorizando o início do processo de adesão.

Documento gerado: Despacho assinado e protocolado no processo administrativo.

2 Dias 1-2

Pesquisa de preços formal

A equipe de compras obteve 3 cotações: (1) fornecedor local A: R$ 3.100,00; (2) fornecedor local B: R$ 3.050,00; (3) Painel de Preços do Governo Federal: média R$ 2.950,00. Preço da ata: R$ 2.890,00. Vantajosidade demonstrada.

Documento gerado: Mapa de cotações anexado ao processo, assinado pelo servidor responsável.

3 Dia 2

Verificação da ata e do saldo no PNCP

Acesso ao PNCP confirmou: ata vigente até novembro do ano corrente, quantitativo original 500 unidades, total aderido por externos até o momento 180 unidades (36% coletivo), saldo coletivo disponível 820 unidades. Adesão viável.

Documento gerado: Print da tela do PNCP impresso e datado, para o processo.

4 Dia 3

Ofício de pedido de adesão ao FNDE

Enviado ofício formal ao FNDE informando: CNPJ e UASG da prefeitura, número da ata, item pretendido (Notebook Lenovo IdeaPad modelo X), quantidade (40 unidades), justificativa da necessidade e pesquisa de preços anexa.

Documento gerado: Ofício com protocolo no SEI/email institucional do FNDE.

5 Dias 3-5

Anuência do fornecedor

Concomitantemente ao ofício ao FNDE, o fornecedor Lenovo (por seu distribuidor autorizado) foi consultado sobre disponibilidade de atender a prefeitura. O fornecedor emitiu carta de anuência confirmando capacidade de entrega em 15 dias úteis.

Documento gerado: Carta de anuência do fornecedor no processo.

6 Dias 8-10

Autorização formal do FNDE

O FNDE respondeu em 5 dias úteis autorizando a adesão, confirmando saldo disponível para 40 unidades e informando os dados da ata para empenho (CNPJ do fornecedor, código do item, preço unitário).

Documento gerado: Ofício de autorização do FNDE, impresso e juntado ao processo.

7 Dia 11

Verificação de habilitação do fornecedor

Certidões do fornecedor obtidas e verificadas: CNDT válida, CND Federal válida, CRF/FGTS válido, Certidão Estadual válida, Certidão Municipal válida. Todas com validade superior à data da emissão da nota de empenho.

Documento gerado: Certidões impressas e autenticadas no processo.

8 Dias 12-14

Emissão da nota de empenho e publicação no PNCP

Emitida nota de empenho no valor de R$ 115.600,00 (40 × R$ 2.890,00), referenciando a ata do FNDE. Publicada no PNCP dentro do prazo legal. Fornecedor notificado para entrega.

Documento gerado: Nota de empenho e comprovante de publicação no PNCP.

Resultado do processo

14 dias

Do despacho inicial à nota de empenho

R$ 8.000

Economizados em relação à cotação mais baixa do mercado local

100%

Documentação em conformidade — sem ressalvas em auditoria

Perguntas sobre este exemplo

E se o FNDE não respondesse em 5 dias?

A Lei 14.133/2021 não fixa prazo máximo para resposta do gerenciador. Na prática, recomenda-se enviar ofício com prazo de resposta sugerido (ex: 5 dias úteis). Se não houver resposta, o órgão aderente pode insistir formalmente ou, se a urgência for extrema, avaliar a contratação direta por emergência — que é hipótese legal distinta.

A prefeitura poderia ter solicitado mais do que 40 unidades?

Sim. O limite individual da prefeitura era de 250 unidades (50% de 500). Se a necessidade fosse de 200 unidades, por exemplo, ainda estaria dentro do limite individual. Mas seria necessário verificar também o limite coletivo: com 180 já aderidos, o saldo coletivo disponível seria de 820 (1.000 - 180), comportando a solicitação.

O fornecedor poderia ter recusado a adesão?

Sim. O fornecedor pode recusar desde que justifique (ex: impossibilidade de atender no prazo, estoque insuficiente). Nesse caso, a adesão não se concretizaria, e a prefeitura precisaria buscar outra ata ou conduzir licitação própria.

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