Documentos de competência do órgão aderente
1. Despacho ou manifestação técnica inicial
Documento interno que registra a necessidade da contratação, identifica a ata a ser utilizada e autoriza o início do processo de adesão. É a peça inaugural do processo administrativo e deve ser assinado pela autoridade competente (ordenador de despesa ou equivalente).
2. Pesquisa de preços
A adesão não dispensa a realização de pesquisa de mercado para verificar se o preço registrado na ata é vantajoso para a administração. A pesquisa deve seguir as diretrizes da Instrução Normativa SEGES/ME nº 65/2021, considerando no mínimo três fontes distintas.
Atenção: A vantajosidade do preço não é presumida na adesão. O art. 86 da Lei 14.133/2021 exige demonstração de que as condições da ata são vantajosas para o aderente.
3. Ofício de pedido de adesão ao órgão gerenciador
Documento formal endereçado ao órgão responsável pela ata, solicitando autorização para adesão. Deve conter: identificação completa do órgão aderente (nome, CNPJ, UASG), identificação da ata (número, objeto, órgão gerenciador), itens pretendidos com especificação técnica e quantitativos, e justificativa da necessidade.
4. Justificativa de escolha da ata
Documento que explica por que esta ata específica foi escolhida, demonstrando compatibilidade entre o objeto da ata e a necessidade do órgão, além da vantagem econômica da adesão em relação à realização de licitação própria.
5. Declaração de disponibilidade orçamentária
Comprovação de que o órgão dispõe de dotação orçamentária suficiente para fazer frente à despesa decorrente da adesão. Deve indicar o programa de trabalho, natureza da despesa e fonte de recursos.
6. Nota de empenho ou contrato
Após a autorização do gerenciador e a anuência do fornecedor, formaliza-se a contratação por meio de nota de empenho (para contratações de menor porte ou entrega imediata) ou contrato administrativo (para contratações de maior vulto ou execução continuada).
Documentos a obter junto ao órgão gerenciador
- Cópia da ata de registro de preços vigente — documento central da contratação.
- Cópia do edital licitatório originário — necessário para verificar se a adesão por não participantes foi prevista.
- Autorização formal de adesão — documento emitido pelo gerenciador autorizando o uso da ata.
- Comprovação do saldo disponível — confirmação de que o quantitativo solicitado está dentro dos limites legais.
Documentos do fornecedor
- Anuência formal para fornecimento — manifestação expressa concordando em atender o órgão aderente nas mesmas condições da ata.
- Documentação de habilitação atualizada — certidões fiscais, trabalhistas e previdenciárias com validade na data da adesão (CNDT, CND Federal, FGTS, Certidão Estadual e Municipal).
- Proposta atualizada — confirmando os preços da ata ou ofertando preços inferiores (nunca superiores ao registrado).
Habilitação do fornecedor
A habilitação prévia realizada no processo licitatório originário não substitui a verificação da regularidade do fornecedor na data da adesão. Certidões vencidas ou irregularidades supervenientes do fornecedor são de responsabilidade do aderente.
Documentos adicionais para TI
Para contratações de tecnologia da informação (TI), alguns documentos adicionais podem ser exigidos:
- Documento de Oficialização da Demanda (DOD) — exigido em contratações de TI no âmbito federal conforme IN SGD/ME nº 94/2022.
- Estudo Técnico Preliminar (ETP) — para contratações mais complexas.
- Termo de Referência simplificado — descreve o objeto e define critérios de recebimento.
Checklist resumido
Órgão aderente
- ☐ Despacho de abertura do processo
- ☐ Pesquisa de preços (mín. 3 fontes)
- ☐ Ofício ao gerenciador
- ☐ Justificativa de escolha da ata
- ☐ Declaração de disponibilidade orçamentária
- ☐ Nota de empenho ou contrato
Do gerenciador
- ☐ Cópia da ata vigente
- ☐ Cópia do edital originário
- ☐ Autorização formal de adesão
- ☐ Confirmação de saldo disponível
Do fornecedor
- ☐ Anuência formal
- ☐ Certidões fiscais e trabalhistas
- ☐ Proposta confirmatória de preço